La aceptación de la donación por parte de los investigadores implica la firma de un acuerdo de donación en el que se establecen las condiciones y normas pertinentes en relación con la aceptación y el seguimiento de los proyectos financiados.
Para realizar el seguimiento de cada proyecto se utilizará el siguiente procedimiento: Auditoría de las actividades realizadas en función del cronograma propuesto. El investigador principal debe enviar con una periodicidad trimestral un breve informe de seguimiento de las actividades realizadas, sin que ello requiera o suponga en absoluto un análisis de los resultados del proyecto. Este procedimiento se podrá complementar con al menos una visita de seguimiento a lo largo de la duración del proyecto.
De las decisiones que se puedan tomar como consecuencia de este seguimiento se mantendrá debidamente informados a los representantes legales de las entidades responsables. En caso de demostrarse la inadecuación del trabajo realizado al desarrollo previsto del proyecto, se podrán interrumpir las donaciones al proyecto, así como proponer las acciones que pudieran ser aplicables en relación con el régimen de infracciones y sanciones previsto en el marco privado de la legislación de referencia.
Dentro de los tres meses siguientes al término del proyecto, el investigador principal deberá presentar la memoria final, adjuntando los trabajos publicados.
Las publicaciones y comunicaciones a encuentros científicos (jornadas, congresos, etc) a que den lugar los proyectos financiados por COPTOEX, deberán indicar el reconocimiento expreso de la ayuda recibida de ésta.
El incumplimiento de alguna de las bases de la convocatoria, así como la ocultación de datos, su alteración o cualquier manipulación de la información solicitada será causa de desestimación de la solicitud, sin perjuicio de otras responsabilidades a que pudiese haber lugar.